REDAÇÃO OFICIAL: CARTA

CARTA

Na Redação Oficial “a carta é o instrumento usual da correspondência social do administrador e altas chefias, vale dizer, sendo empregada nas comunicações de caráter social decorrentes do cargo ou função públicos”. (BELTRÃO, 1981, p. 45).

Como ressalta Flôres (2007, p. 53), essa comunicação “equivale à carta social na correspondência de caráter social, sendo utilizada no serviço público para: fazer pedidos e convites; manifestar agradecimentos; ou transmitir informações”.
Esta autora sublinha ainda que os cidadãos comuns (particulares, pessoa física) farão uso da carta social para se comunicarem com autoridades públicas, pois eles não podem expedir ofícios ou memorandos.
Estrutura da carta
Há duas possibilidades de organização do texto da carta: o modelo denteado e o modelo em bloco. O primeiro é visto por algumas instituições como um modelo em desuso. Na verdade, o que se verifica é uma forte influência dos modelos norte-americanos de cartas, elaborados em blocos, cabendo a cada instituição determinar aquele modelo que melhor traduza sua cultura e valores.

A principal diferença entre os dois modelos diz respeito ao adentramento de parágrafos. Na carta escrita conforme a padronização blocada, todos os elementos são alinhados à esquerda, desde o número da carta até a assinatura. A carta denteada é elaborada de acordo com o “Padrão Ofício”, com
a diferença de que pode não ter numeração de parágrafos e endereçamento do destinatário.

Componentes da carta

Veja a seguir os principais elementos que compõem a carta.

Timbre

Por causa do uso social da carta, o timbre pode ser apresentado de maneira completa ou não. O que vai determinar o uso de um modo ou de outro são elementos como: o motivo da carta, o destinatário, o conteúdo.
Para as empresas se comunicarem com os órgãos públicos por meio de carta, esta necessariamente deve conter o timbre completo e seguir o Padrão Ofício, que nós já estudamos. O timbre completo deve apresentar: logomarca institucional, razão social da empresa, endereço para correspondência, telefone para contato, e endereço do correio eletrônico.
Ressalta-se que, nas cartas de cunho social modernas, há uma tendência de “suavização” do timbre, ou seja, de utilização do “timbre incompleto”, geralmente conhecido por cabeçalho. O “timbre incompleto” é aquele que apresenta somente a logomarca do órgão e a indicação do setor.

 Mesmo para o uso do cabeçalho, o que deve ser observado é um preceito constante nas normas de elaboração da correspondência oficial: a uniformidade. Se forem enviadas cartas com timbres/cabeçalhos diferentes, é sinal de que falta uniformidade.
O responsável pela elaboração da carta não deve alterar o timbre ou o cabeçalho que já é utilizado no
órgão público. É uma prática comum as instituições públicas contratarem profissionais especializados na elaboração de timbres (completos ou não) e de outros tipos de identificações visuais, para serem utilizadas em diversas situações, tais como: o tamanho do papel, o veículo de comunicação e os recursos disponíveis para a impressão. As considerações sobre o timbre em cartas valem também para os documentos e outros tipos de correspondências, com exceção de e-mail, quando este não possui textos anexos. É importante estar atento à padronização adotada pelo local em que você atuar.

Número

Obedece à ordem de feitura dentro do ano, podendo ou não ser precedido pela espécie da correspondência, como nos exemplos:

Carta 26/PGI ou Ct. 26 – PGI
PGI – 26 ou PGI/26

Local e data em que foi assinado

Deve ser escrito por extenso e:
sem o zero à esquerda do número do dia;
com o nome do mês em letra minúscula;
sem ponto nem espaço no número do ano (2.008); e
terminar com ponto final.

Exemplo:

Florianópolis, 9 de maio de 2008.

Destinatário

A inscrição do destinatário pode ou não ser seguida de seu endereço. Coloca-se o endereço na carta preferencialmente se for utilizado o envelope janelado.

Infotec Comercial LTDA.
Setor de Vendas
At.: Sr. Marcus Aurélio

Ao
Banco do Brasil S.A.
Agência Trindade

À
Infotec Comercial LTDA.
Setor de Compras e Importações
At.: Sr. Marcus Aurélio

À
Universidade Federal de Santa Catarina – UFSC
Departamento de Administração


Note que:
um dos exemplos não tem o “À” ou “Ao”, pois são facultativos;
para destinar a carta a uma pessoa específica, usa-se “At.” (abreviatura de atenção). As formas “Att.”
(abreviação da palavra inglesa attention) e A/C não são utilizadas.

Obs. A/C é um código utilizado geralmente no envelope, antes do nome da pessoa que irá entregar a carta ao destinatário. Significa “aos cuidados de”.

Assunto e referência

O assunto, como você viu no estudo do ofício, é o resumo, que deve trazer em pouquíssimas palavras uma prévia satisfatória do conteúdo da correspondência.
A referência, por sua vez, é a indicação do número do documento mencionado na carta. Veja um exemplo de assunto e de referência:

Assunto: Aquisição de impressoras.

Referência: Sua Carta-Proposta n. 2.

Vocativo

Diferentemente do vocativo em ofícios, na carta podem ser utilizados os vocativos “Prezado(s)”, “Estimado(s)”, “Caro(s)”, seguidos do tratamento “Senhor”, “Senhora”, do nome do receptor
ou do cargo. Após o vocativo, usa-se vírgula. Um cuidado a ser tomado é aplicar a concordância em gênero e número

Universidade Federal de Santa Catarina – UFSC

Departamento de Administração

At.: Sra. Sofia Campos

Prezada Senhora,

Infotec Comercial LTDA.

Setor de Compras e Importações

Prezados Senhores,

Texto

Se o padrão adotado é o “blocado”, todas as partes da carta são alinhadas à esquerda e a separação dos parágrafos é feita por, no mínimo, uma linha em branco.
A redação do texto da carta deve ser simples, clara, objetiva e concisa. Além disso, em ambos os padrões, todo o texto deve receber alinhamento justificado no processador de textos.

Nome e cargo/função do signatário

O cargo ou a função são mencionados na linha abaixo da que traz grafado o nome.
Não se coloca o traço ou a linha para a assinatura; nem título ou profissão à esquerda do nome de quem assina a carta.

Anexos

Se a carta for acompanhada de anexos, é feita a indicação da quantidade destes complementos ou dos nomes dos papéis anexos na parte inferior da carta, após o nome e o cargo de quem assina.

MODELO

REDAÇÃO OFICIAL: MEMORANDO OFICIAL

O memorando oficial é uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que estão hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Logo,
trata-se de uma forma de comunicação interna.

Pode ser utilizado em uma série de situações para tratar de: assuntos administrativos, exposição de projetos, ideias, diretrizes e inovações de serviço, entre outras.
Sua principal característica é a agilidade: “a tramitação do memorando em qualquer órgão deve
pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos” (BRASIL, 2002, p. 18). Nesse sentido, ressalta-se que os despachos ao memorando podem ser dados no próprio documento, o que evita o desnecessário aumento do número de comunicações e de papel.
Quanto à forma, o memorando oficial segue o modelo do “Padrão Ofício”, ou seja, é elaborado de acordo com os dez itens estudados anteriormente. Há somente três diferenças:
O destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa, ou pelo nome, quando o memorando se destina a servidor público sem cargo administrativo.
Utiliza-se Ao(À) ou Para;
O vocativo não é utilizado; e
Não é necessário mencionar o nome da cidade antes de se escrever a data, que deve vir grafada uma linha abaixo do número do memorando e da sigla do setor/órgão.

Importante!
Na correspondência empresarial, se for o caso de memorandos trocados entre uma empresa matriz e suas filiais situadas em cidades diferentes, coloca-se o nome da localidade junto à data, como na carta.
O dia não deve ser seguido de zero à esquerda, tanto no memorando quanto no ofício. Por exemplo, 7 de abril de 2007. Datas no “meio do texto” também não devem ter o zero à esquerda para o dia e o mês: [...] o pedido foi aprovado em 6/7/04.
Veja alguns procedimentos importantes que podem ajudá-lo a elaborar corretamente o memorando.

SITUAÇÃO

O memorando apresenta mais de uma folha.

Escreve-se, ao pé da primeira folha, a palavra “continua”, e, no alto da subsequente, “continuação”,
seguida do número do memorando.

O assunto precisa ser comunicado a vários destinatários.

O memorando se transforma em circular. Nesse caso, escreve-se, no rodapé, “CC” – que significa
“com cópia” –, seguido de “para” ou “p/” e da abreviatura dos setores que receberão as cópias.

O memorando é sigiloso

Deverá conter, abaixo do cabeçalho, a palavra RESERVADO (em maiúsculas e negrito), ser enviado
em envelope fechado e rubricado pelo emitente na aba do fecho, visando a preservar a inviolabilidade do envelope, que também deve ter escrita ou carimbada a palavra RESERVADO, seguida do número do memorando, da indicação do emissor e do nome da autoridade a quem é dirigido.

MODELO

Redação Oficial: Ofício.

O ofício é uma correspondência interna e externa trocada entre autoridades de hierarquia equivalente ou enviada a alguém de hierarquia superior à daquele que assina. Seu uso está restrito ao tratamento de assuntos oficiais (conforme ordens legais) pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares.
O ofício é elaborado somente por órgão (pessoa jurídica), inclusive como meio de comunicação formal endereçada a particulares (pessoa física). Por isso, particulares não se utilizam do ofício. Devem utilizar outros tipos de correspondências, como a carta e o requerimento.

Para o estudo deste tipo de texto oficial, passaremos a apresentar as partes que compõem a estrutura do ofício, os cuidados com sua diagramação e um modelo dessa correspondência, com base no que prescreve o Manual de Redação da Presidência da República (BRASIL, 2002). Para uma leitura efetiva, recorra ao modelo de ofício (Quadro 2) após ler cada item a seguir.

Timbre

Deve estar impresso no alto da folha e conter, além do símbolo (escudo e armas ou logomarca), o nome do órgão, do setor, o endereço para correspondência, o telefone para contato e o endereço do correio eletrônico (e-mail). A pessoa encarregada do expediente, ou seja, de elaborar o ofício, não deve alterar o timbre.

Tipo e número do expediente, seguidos da sigla do órgão que o expede

Os dados deste item devem ser alinhados à esquerda.

Exemplo:

Ofício n. 123/MME (ou de forma abreviada: “Of. n.123/MME”)

Se for um ofício do interesse de várias pessoas, ou de vários setores, e forem distribuídas cópias, o ofício passa a se chamar “ofício circular*”. Além disso, “em decorrência da multiplicidade
de cópias, nem sempre é indicado o nome e o endereço do destinatário”.

*Ofício circular – empregado na transmissão de rotinas, orientações ou procedimentos que não inovem nem alterem procedimentos vigentes. Fonte: Flôres (2002).

Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita e ponto final

Exemplo:

Brasília, 15 de março de 2008.

Destinatário

Contempla o nome, o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação e, no caso do ofício, também o endereço. O alinhamento é à esquerda, conforme o exemplo:

A Sua Excelência o Senhor
Deputado [Nome]
Câmara dos Deputados
70.160-900 – Brasília – DF

Assunto

Apresenta um resumo do teor do documento. Deve trazer, em pouquíssimas palavras, uma prévia satisfatória do conteúdo da correspondência. É alinhado à esquerda.

Exemplos:

Assunto: Produtividade do Órgão em 2002.

Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.

Vocativo

Deve ser empregado de acordo com o cargo que o destinatário ocupa. No final do vocativo coloca-se sempre vírgula. Além disso, o vocativo possui adentramento de 2,5 cm.

Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

Senhor Deputado,

Senhor Roberto,

Os vocativos “Estimado”, “Prezado” e “Caro” não são adequados para o grau de formalidade requerida no ofício, motivo pelo qual não devem ser utilizados. Eles podem, entretanto, ser
usados nas cartas, modalidade textual que você estudará adiante.

Texto

Deve iniciar duas linhas abaixo do vocativo. Os parágrafos são numerados e possuem adentramento de 2,5 cm. Na redação do parágrafo inicial do ofício, é importante que você observe as seguintes recomendações:

 Evite as frases feitas (clichês) para iniciar o texto.

Ao invés de iniciá-lo com:

 Tenho a honra de convidá-lo...
 Tenho o prazer de informá-lo...
 Cumpre-me encaminhar o projeto...,

Inicie-o de forma direta:

 Convido Vossa Senhoria para...
 Informo Vossa Excelência de que...
 Encaminho a Vossa Senhoria o projeto...
 Quando se tratar de encaminhamento de documentos, há duas recomendações:
 Se o documento tiver sido solicitado, inicie-o com referência ao expediente que solicitou o
encaminhamento:


Fecho

Possui adentramento de parágrafo (2,5 cm da margem esquerda), mas não é numerado. No final do fecho sempre se usa vírgula. Numa forma mais atual, deve ser simplificado da seguinte forma:

 Para autoridades superiores, entre elas o Presidente da República:

Respeitosamente,

 Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,


O fecho não é mera polidez. É a sinalização de que o texto da correspondência acabou e de que não pode haver acréscimos, na forma de P.S. (Post Scriptum), por exemplo, ou de adulteração do conteúdo da correspondência.

Identificação de quem assina o ofício

É o espaço para a assinatura, seguido do nome digitado em maiúsculas e do cargo só com as iniciais maiúsculas. Não deve ser colocado o traço para a assinatura. Todo o conjunto é centralizado.

Mas atenção: o conjunto assinatura e identificação de signatário nunca deve ficar em páginas isoladas, caso o ofício tenha mais de uma página. Por uma medida de segurança, a página em
que constar esse conjunto sempre deve apresentar ao menos a última frase anterior ao fecho.
Outro cuidado com relação a ofícios de mais de uma página é fazer constar, nas páginas posteriores à primeira, e nas dos anexos, o número da folha, o nome da correspondência, o número de ordem
e a data abreviada, alinhados à esquerda.


Cuidados com a diagramação

De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República (BRASIL, 2002, p. 13), os
documentos elaborados com base no Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

 deve ser utilizada a fonte Times New Roman, tamanho 12; para símbolos não existentes na fonte
mencionada, poderão ser utilizadas as fontes Symbol e Wingdings;
 os ofícios, assim como os memorandos e os anexos destes, poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);
 a margem lateral esquerda possui 3 cm de largura, e a margem lateral direita 1,5 cm;
 deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas;
 o espaçamento entre parágrafos é de uma linha em branco;
 é preciso evitar o uso abusivo de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, relevo,
bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;
 a impressão dos textos e do timbre deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
 todos os tipos de documentos do “Padrão Ofício” devem ser impressos em papel A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
 dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ser arquivados para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos semelhantes;
 para facilitar a localização, os nomes dos arquivos no
computador devem ser formados da seguinte maneira:
tipo do documento + número do documento +
palavras-chaves do conteúdo. Exemplo: “Of. 123 –
relatório produtividade ano 2002”; e
 o espaçamento entre as partes que compõem o ofício pode ser alterado em função da maior ou menor extensão do texto, devendo prevalecer, como aponta Flôres (2002), o senso estético.