O ofício é elaborado somente por órgão (pessoa jurídica), inclusive como meio de comunicação formal endereçada a particulares (pessoa física). Por isso, particulares não se utilizam do ofício. Devem utilizar outros tipos de correspondências, como a carta e o requerimento.
Para o estudo deste tipo de texto oficial, passaremos a apresentar as partes que compõem a estrutura do ofício, os cuidados com sua diagramação e um modelo dessa correspondência, com base no que prescreve o Manual de Redação da Presidência da República (BRASIL, 2002). Para uma leitura efetiva, recorra ao modelo de ofício (Quadro 2) após ler cada item a seguir.
Timbre
Deve estar impresso no alto da folha e conter, além do símbolo (escudo e armas ou logomarca), o nome do órgão, do setor, o endereço para correspondência, o telefone para contato e o endereço do correio eletrônico (e-mail). A pessoa encarregada do expediente, ou seja, de elaborar o ofício, não deve alterar o timbre.
Tipo e número do expediente, seguidos da sigla do órgão que o expede
Os dados deste item devem ser alinhados à esquerda.
Exemplo:
Ofício n. 123/MME (ou de forma abreviada: “Of. n.123/MME”)
Se for um ofício do interesse de várias pessoas, ou de vários setores, e forem distribuídas cópias, o ofício passa a se chamar “ofício circular*”. Além disso, “em decorrência da multiplicidade
de cópias, nem sempre é indicado o nome e o endereço do destinatário”.
*Ofício circular – empregado na transmissão de rotinas, orientações ou procedimentos que não inovem nem alterem procedimentos vigentes. Fonte: Flôres (2002).
Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita e ponto final
Exemplo:
Brasília, 15 de março de 2008.
Destinatário
Contempla o nome, o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação e, no caso do ofício, também o endereço. O alinhamento é à esquerda, conforme o exemplo:
A Sua Excelência o Senhor
Deputado [Nome]
Câmara dos Deputados
70.160-900 – Brasília – DF
Assunto
Apresenta um resumo do teor do documento. Deve trazer, em pouquíssimas palavras, uma prévia satisfatória do conteúdo da correspondência. É alinhado à esquerda.
Exemplos:
Assunto: Produtividade do Órgão em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
Vocativo
Deve ser empregado de acordo com o cargo que o destinatário ocupa. No final do vocativo coloca-se sempre vírgula. Além disso, o vocativo possui adentramento de 2,5 cm.
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Senhor Deputado,
Senhor Roberto,
Os vocativos “Estimado”, “Prezado” e “Caro” não são adequados para o grau de formalidade requerida no ofício, motivo pelo qual não devem ser utilizados. Eles podem, entretanto, ser
usados nas cartas, modalidade textual que você estudará adiante.
Texto
Deve iniciar duas linhas abaixo do vocativo. Os parágrafos são numerados e possuem adentramento de 2,5 cm. Na redação do parágrafo inicial do ofício, é importante que você observe as seguintes recomendações:
Evite as frases feitas (clichês) para iniciar o texto.
Ao invés de iniciá-lo com:
Tenho a honra de convidá-lo...
Tenho o prazer de informá-lo...
Cumpre-me encaminhar o projeto...,
Inicie-o de forma direta:
Convido Vossa Senhoria para...
Informo Vossa Excelência de que...
Encaminho a Vossa Senhoria o projeto...
Quando se tratar de encaminhamento de documentos, há duas recomendações:
Se o documento tiver sido solicitado, inicie-o com referência ao expediente que solicitou o
encaminhamento:
Fecho
Possui adentramento de parágrafo (2,5 cm da margem esquerda), mas não é numerado. No final do fecho sempre se usa vírgula. Numa forma mais atual, deve ser simplificado da seguinte forma:
Para autoridades superiores, entre elas o Presidente da República:
Respeitosamente,
Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,
O fecho não é mera polidez. É a sinalização de que o texto da correspondência acabou e de que não pode haver acréscimos, na forma de P.S. (Post Scriptum), por exemplo, ou de adulteração do conteúdo da correspondência.
Identificação de quem assina o ofício
É o espaço para a assinatura, seguido do nome digitado em maiúsculas e do cargo só com as iniciais maiúsculas. Não deve ser colocado o traço para a assinatura. Todo o conjunto é centralizado.
Mas atenção: o conjunto assinatura e identificação de signatário nunca deve ficar em páginas isoladas, caso o ofício tenha mais de uma página. Por uma medida de segurança, a página em
que constar esse conjunto sempre deve apresentar ao menos a última frase anterior ao fecho.
Outro cuidado com relação a ofícios de mais de uma página é fazer constar, nas páginas posteriores à primeira, e nas dos anexos, o número da folha, o nome da correspondência, o número de ordem
e a data abreviada, alinhados à esquerda.
Cuidados com a diagramação
De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República (BRASIL, 2002, p. 13), os
documentos elaborados com base no Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
deve ser utilizada a fonte Times New Roman, tamanho 12; para símbolos não existentes na fonte
mencionada, poderão ser utilizadas as fontes Symbol e Wingdings;
os ofícios, assim como os memorandos e os anexos destes, poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);
a margem lateral esquerda possui 3 cm de largura, e a margem lateral direita 1,5 cm;
deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas;
o espaçamento entre parágrafos é de uma linha em branco;
é preciso evitar o uso abusivo de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, relevo,
bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;
a impressão dos textos e do timbre deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
todos os tipos de documentos do “Padrão Ofício” devem ser impressos em papel A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ser arquivados para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos semelhantes;
para facilitar a localização, os nomes dos arquivos no
computador devem ser formados da seguinte maneira:
tipo do documento + número do documento +
palavras-chaves do conteúdo. Exemplo: “Of. 123 –
relatório produtividade ano 2002”; e
o espaçamento entre as partes que compõem o ofício pode ser alterado em função da maior ou menor extensão do texto, devendo prevalecer, como aponta Flôres (2002), o senso estético.
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